RICS Insight

In het relatiebeheersysteem (CRM) binnen RICS Insight kunt u alle informatie met betrekking tot uw opdrachtgevers vastleggen. U kunt hierbij denken aan offertes, samenwerkingsovereenkomsten, werkafspraken, evaluaties en gespreksnotities.

Alles wordt vastgelegd in een overzichtelijke klantenkaart waardoor de klantinformatie in één oogopslag is te raadplegen, ook onderweg. Per opdrachtgever kunt u marketingacties plannen en monitoren en het proces van prospect, naar suspect en vervolgens opdrachtgever volgen. Om mailingen eenvoudig te kunnen versturen kan eenvoudig een export worden gemaakt van relevante klantgegevens.

Van een leverancier kunnen in RICS Insight alle gegevens worden vastgelegd, met daarbij ook de contracten, certificaten, verwerkersovereenkomsten en gespreksnotities. De software ondersteunt bij het maken van een leveranciersbeoordeling.

Met het actielijstsysteem binnen RICS Insight kunt aan alle registraties een actie koppelen. Te denken valt hierbij aan een actie naar aanleiding van een klacht of een evaluatie met een opdrachtgever. Ook kunt u acties die voortkomen uit een werkoverleg handmatig toevoegen. Bij iedere actie kunt u een verantwoordelijke benoemen. Vanuit RICS Insight kunt u de acties uitzetten binnen de organisatie en de status en voortgang monitoren.

Met een overzicht van de openstaande acties zorgt u ervoor dat u zicht houdt aan de planning of vereiste termijnen. Door overzichten te genereren van afgehandelde acties kunt u ook aan bijvoorbeeld auditoren of toezichthouders aantonen dat u actief aan de verplichtingen voldoet.

Klachten legt u vast in de klachtenmodule binnen RICS Insight. Hiermee heeft u een compleet en eenduidig klachtenregister en geen fysieke klachtenmappen meer nodig. Het registratiesysteem werkt middels een workflow, waarin u per klacht alle relevante documenten en bestanden kunt koppelen aan een klacht. In de klachtenmodule kunt u de klachtenbehandeling bewaken en heeft u altijd inzicht in de status en voortgang. Acties voortkomend uit de klachten worden gemonitord middels het actielijstsysteem.

De systematiek van de klachtenmodule is hetzelfde als voor het incidentenregister. Hier betreft het echter agressie-incidenten, IT-incidenten en arbo-incidenten. Met het incidentenregister voldoet u volledig aan de eisen van de verschillende Inspecties.

Onder de AVG heeft een organisatie die werkt met persoonsgegevens de eis om aantoonbaar te werken aan het beschermen van die persoonsgegevens. Dit is het hart van de wetgeving. Er is een verplichting om een verwerkingsregister aan te houden. Dit hoeft niet te worden gepubliceerd, maar de Autoriteit Persoonsgegevens kan het register altijd bij u opvragen. In het verwerkingenregister kunt u eenvoudig en gestructureerd de verwerkingen in uw organisatie en gegevenstypes daarbij vastleggen. Met de in RICS Insight ingebouwde risicomodule maakt u bovendien een eenduidige beoordeling van de risico’s van de verwerking.

De risico-module in RICS Insight is ingericht voor zowel de Algemene Verordening Gegevensbescherming als voor een eventuele ISO 27001 implementatie. U kunt er voor kiezen enkel de privacy-impact (voor de Algemene Verordening Gegevensbescherming) in kaart te brengen of ook de business-impact (voor niet-persoonsgegevens ten behoeve van ISO 27001). Mocht u dus in de toekomst de ISO 27001 norm voor informatiebeveiliging willen invoeren, dan zit dit al deels in de software geïmplementeerd.

Met RICS Insight zijn eenvoudig verschillende rapportages te genereren. Bijvoorbeeld een overzicht met de meest kritische verwerkingen, over de gegevens in een specifiek systeem of bij een bepaalde verwerker. Met één druk op de knop kunt u ook een rapportage genereren met het meest actuele verwerkingsregister.